Vorsteuerabzug in den VAE: Eine Steuerrechnung allein reicht möglicherweise nicht mehr aus
Aktualisiert: 25. Sept.
Vorsteuerabzug in den VAE: Eine Steuerrechnung allein reicht möglicherweise nicht mehr aus
Ab dem 1. Oktober 2026 müssen Unternehmen in den VAE zusätzliche Anforderungen erfüllen, bevor sie die Vorsteuer zurückfordern können. Eine gültige Steuerrechnung bleibt selbstverständlich weiterhin erforderlich, sie reicht für sich allein jedoch möglicherweise nicht mehr aus.
Der Beschluss Nr. 13 von 2026 der FTA führt neue Massnahmen, Verfahren und Voraussetzungen gemäss Artikel 54 bis des Mehrwertsteuergesetzes der VAE ein. Vereinfacht gesagt: Unternehmen müssen wissen, wer ihre Lieferanten sind, und die durchgeführten Prüfungen nachweisen können.
Faktisch handelt es sich um eine «Know Your Supplier» Anforderung für Mehrwertsteuerzwecke. Der Fokus verlagert sich damit über den formalen Wortlaut einer Rechnung hinaus auf den Lieferanten, die Zahlung und den geschäftlichen Hintergrund der Transaktion.
Was müssen Unternehmen prüfen?
Unternehmen müssen die Identität des Lieferanten, seine rechtmässige Gründung und seinen tatsächlichen Geschäftssitz überprüfen. Zudem müssen sie beurteilen, ob Warnsignale vorliegen, die weitere Abklärungen hätten auslösen müssen. Dazu können häufige Änderungen der Adresse, der Eigentümerschaft oder der Schlüsselpersonen des Lieferanten gehören. Fragen können sich auch stellen, wenn Umfang oder Art einer Transaktion nicht mit der Geschäftstätigkeit, der Erfahrung oder der bisherigen Betriebshistorie des Lieferanten übereinzustimmen scheinen.
Es geht nicht einfach darum, einen weiteren Satz Dokumente für die Akte zu sammeln. Ein Unternehmen muss die ihm verfügbaren Informationen würdigen und nachfassen, wenn etwas nicht stimmig erscheint. Überprüft die FTA später einen Vorsteueranspruch, sollte das Unternehmen darlegen können, welche Prüfungen durchgeführt wurden, wann sie abgeschlossen wurden und wie allfälligen Bedenken begegnet wurde.
Auch Bankverbindungen müssen überprüft werden
Übersteigen die jährlichen Lieferungen eines Lieferanten AED 375'000, müssen dessen Bankverbindungsdaten überprüft werden. Dies ist insbesondere dann relevant, wenn sich Zahlungsanweisungen während einer bestehenden Geschäftsbeziehung ändern. Aktualisierte Bankdaten sollten nicht einfach per Mail entgegengenommen und ohne weitere Prüfung verarbeitet werden. Die Änderung sollte unabhängig bestätigt und die Bestätigung ordnungsgemäss dokumentiert werden.
Finanzabteilung und Kreditorenbuchhaltung müssen daher eng eingebunden werden. Die Sorgfaltsprüfung von Lieferanten kann nicht bei nur einer Abteilung liegen, wenn eine andere Abteilung die eigentliche Zahlung kontrolliert.
Ist die Transaktion wirtschaftlich sinnvoll?
Die neuen Anforderungen gehen zudem über die Prüfung von Gesellschaftsdokumenten und Bankdaten hinaus. Unternehmen müssen die Transaktion selbst beurteilen. Ist der Preis wirtschaftlich angemessen? Ist die Zahlungsmethode für diese Art von Transaktion üblich? Gibt es einen triftigen geschäftlichen Grund, die betreffenden Waren oder Dienstleistungen bei diesem Lieferanten zu beziehen?
Ungewöhnliche Preise, Zahlungen an Dritte, unerklärte Barzahlungsvereinbarungen oder Transaktionen, die nicht zur üblichen Tätigkeit des Lieferanten passen, können weitere Abklärungen erfordern. Die praktische Frage ist einfach: Ist die Transaktion sinnvoll, und kann das Unternehmen nachweisen, dass es dies vor der Rückforderung der Vorsteuer geprüft hat?
Die Ausnahme für kleinere Lieferungen ist begrenzt
Für Lieferungen unter AED 10'000 besteht eine Ausnahme. Sie ist jedoch enger gefasst, als es auf den ersten Blick scheint.
Die Ausnahme entfällt, wenn der Gesamtwert der Lieferungen desselben Lieferanten in den vorangegangenen 12 Monaten AED 100'000 übersteigt oder in den folgenden 12 Monaten voraussichtlich AED 100'000 übersteigen wird.
Unternehmen können daher nicht jede Rechnung isoliert betrachten. Sie müssen den Gesamtwert der von jedem Lieferanten bezogenen Lieferungen überwachen. Ein Lieferant, der regelmässig Rechnungen unter AED 10'000 ausstellt, kann dennoch unter die neuen Anforderungen fallen, sobald der kumulierte Wert den Schwellenwert von AED 100'000 überschreitet oder voraussichtlich überschreiten wird.
Was sollten Unternehmen vor dem 1. Oktober tun?
Unternehmen sollten nicht bis zur ersten Prüfung durch die FTA warten, um festzustellen, dass ihre Lieferantendossiers unvollständig sind.
In einem ersten Schritt sollten die bestehenden Verfahren zur Aufnahme neuer Lieferanten überprüft und, wo nötig, angepasst werden. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie über aktuelle Gründungsdokumente und Lizenzen, verifizierte Angaben zu Kontakt und Adresse sowie ausreichende Informationen verfügen, um die Eigentumsverhältnisse und die Geschäftstätigkeit des Lieferanten nachvollziehen zu können.
Zudem sollten sie einen klaren Prozess einführen für:
die Identifikation und Nachverfolgung von Risikoindikatoren bei Lieferanten;
die Überprüfung von Bankverbindungen bei Erreichen des Schwellenwerts von AED 375'000;
die Überwachung des kumulierten Werts der Lieferungen jedes Lieferanten;
die Prüfung ungewöhnlicher Preise, Zahlungsmethoden oder Transaktionsstrukturen;
die Dokumentation der wirtschaftlichen Begründung von Transaktionen mit erhöhtem Risiko; sowie
die Aufbewahrung der Nachweise über Prüfungen und Freigaben in einem geordneten Lieferantendossier.
Auch die Verantwortlichkeiten müssen klar geregelt sein. Einkauf, Finanzen, Steuern, Compliance und Kreditorenbuchhaltung verfügen unter Umständen jeweils über einen Teil der relevanten Informationen. Das Unternehmen muss sicherstellen, dass diese Funktionen zusammenarbeiten, bevor die Vorsteuer geltend gemacht wird.
Das Lieferantendossier wird entscheidend sein
Bei einer Prüfung durch die FTA reicht die Aussage, der Lieferant sei dem Unternehmen bekannt gewesen oder seit vielen Jahren beauftragt worden, möglicherweise nicht aus. Die relevanten Prüfungen sollten dokumentiert werden. Das Dossier sollte zeigen, was geprüft wurde, wer es geprüft hat, wann die Prüfung stattfand und welche Massnahmen bei festgestellten Bedenken ergriffen wurden. Dazu können Gesellschaftsdokumente, Lizenzen, Bestätigungen von Bankverbindungen, Verträge, ausgefüllte Formulare zur Due Diligence und interne Freigaben gehören.
Unternehmen sollten zudem bedenken, dass die Sorgfaltsprüfung von Lieferanten nicht zwingend eine einmalige Angelegenheit ist. Informationen können sich ändern. Lieferanten mit erhöhtem Risiko und wesentliche Geschäftsbeziehungen sollten regelmässig überprüft werden, insbesondere bei Änderungen der Eigentümerschaft, der Geschäftsleitung, der Geschäftstätigkeit, der Adresse oder der Zahlungsanweisungen.
Die Botschaft ist klar: Ab dem 1. Oktober 2026 wird das Recht auf Rückforderung der Vorsteuer zunehmend nicht nur vom Besitz einer gültigen Steuerrechnung abhängen, sondern auch davon, eine ordnungsgemässe Sorgfaltsprüfung der Lieferanten nachweisen zu können. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt für Unternehmen, ihre Verfahren zu überprüfen und sich eine einfache Frage zu stellen: Würden ihre Lieferantendossiers einer Prüfung durch die FTA standhalten?
